Giriş – KOBİ Gündeminde e-Fatura
Gelir İdaresi Başkanlığı’nın 509 Sıra No.lu Tebliği, 2025 yılında KOBİ ölçeğindeki binlerce işletmeyi e-Fatura ve e-Defter kapsamına dâhil ediyor. Cirosu 3 milyon TL eşiğini aşan firmalar için dijital fatura kullanmak artık seçenek değil zorunluluk. Geçiş sürecini iyi planlamak, ceza riskini ortadan kaldırırken operasyonel verimliliği de artırır.
1. Kapsam ve Limitler
- 2023 brüt satış hasılatı 3 milyon TL ve üzeri işletmeler → 1 Temmuz 2025’e kadar e-Fatura sistemine geçmek zorunda.
- Aynı işletmeler 1 Ocak 2026’dan itibaren e-Defter uygulamasına dâhil olacak.
- 2023’te e-ticaretten 500 bin TL üzeri satış yapanlar da aynı geçiş takvimine tabi.
- Serbest meslek erbabı için hâlen e-Fatura zorunluluğu bulunmuyor; e-SMM devam ediyor.
2. e-Fatura Geçiş Takvimi
- Ocak–Mart 2025: Mali mühür/e-imza başvurusu, test ortamına giriş.
- Nisan 2025: Pilot faturalarla entegrasyon testi, kullanıcı eğitimi.
- Haziran 2025: Canlı sisteme geçiş, cari ve tedarikçilerin bilgilendirilmesi.
- 1 Temmuz 2025: Kağıt fatura kesimini durdur, e-Fatura’ya tam geç.
- Aralık 2025: e-Defter uyumlu yazılım seç ve parametreleri hazırla.
- 1 Ocak 2026: e-Defter yaratmaya başla, berat yükleme periyotlarını planla.
3. Adım Adım Teknik Geçiş
- Mali Mühür veya nitelikli e-İmza edin; tüzel kişiler Kamu SM’den cihaz alır.
- GİB Portal veya özel entegratör arasında seçim yap; yüksek hacimli firmalar için entegratör önerilir.
- ERP entegrasyonu: Fatura, irsaliye ve stok modüllerini e-Fatura modülüyle eşleştir.
- XML şablonlarını test et; XSD şemaları ile uyum kontrolü yap.
- Kullanıcı rolleri: Fatura oluşturma, onaylama, iptal/iade yetkilerini tanımla.
- Test faturalarını Gerçek Ortam’a (PROD) taşımadan önce veri doğrulama yap.
4. Yaygın Hatalar ve Önlemler
| Hata | Çözüm |
| Portal şifresini birden fazla kişiye vermek | Kullanıcı bazlı e-İmza ve rol yönetimi kullanın; audit log aktif olsun. |
| Yanlış belge tipi seçimi (e-Fatura yerine e-Arşiv) | Entegratörde zorunlu alan kontrolleri ve uyarı akışları tanımlayın. |
| Carilerin e-Fatura mükellefiyetini güncel tutmamak | GİB VKN sorgu API’si ile günlük otomatik güncelleme yapın. |
| Defter beratlarını geç yüklemek | Takvim hatırlatması için otomatik mail/Slack botu kurun. |
5. Destek ve Teşvikler
- KOSGEB Dijital Dönüşüm Desteği: e-Belge entegrasyon maliyetlerinin %60’ına kadar, 300 bin TL hibe.
- e-Fatura geçiş danışmanlığı giderleri, Gelir Vergisi ve Kurumlar Vergisi matrahından %100 indirim.
- Uyumlu yazılım lisans bedelleri, Bilişim Teknolojileri yatırım teşvikleri kapsamında hızlandırılmış amortisman.
6. Gerçek Vaka: Ankara Merkezli KOBİ
Sektör: Makine yedek parça toptancısı, yıllık 4,2 M TL ciro.
Sorun: Kağıt fatura arşiv maliyeti ve müşteri fatura kaybı şikayetleri.
Çözüm: Özel entegratör + bulut ERP entegrasyonu, e-İrsaliye opsiyonu.
Sonuçlar (6 ay):
- – Kağıt ve kargo maliyeti %85 azaldı (yıllık 48 000 TL tasarruf).
- – Fatura kayıp oranı %0,2’den %0,01’e düştü.
- – Muhasebe kapanış süresi 7 günden 2 güne indi.
7. Güvenlik ve KVKK Uyum
- e-Fatura saklama zorunluluğu 10 yıl; verileri ISO 27001 veri merkezlerinde saklayın.
- KVKK gereği cari bilgiler şifrelenmeli; erişim logları düzenli denetlenmeli.
- Şifreli yedekleme ve felaket kurtarma planı (DRP) oluşturun.
Sonuç ve Eylem Çağrısı
e-Fatura ve e-Defter’e zamanında ve doğru geçiş, KOBİ’ler için hem yasal uyum hem de maliyet avantajı anlamına gelir. TGF Mali Müşavirlik, mali mühür başvurusundan son kullanıcı eğitimine kadar tüm süreçte yanınızda. Ceza riskinden uzak, sorunsuz bir dijital dönüşüm için bizimle iletişime geçin.
